Mais tempo para o eSocial

Empresas ganham mais tempo para se preparar para o eSocial

O eSOCIAL obrigará as empresas a fornecer aos órgãos do governo federal informações detalhadas, e praticamente em tempo real, sobre folha de salários, impostos, previdência e informações relacionadas aos trabalhadores, que vão desde a admissão até a exposição deles a agentes nocivos.

Apesar do cronograma estabelecido pela Receita Federal do Brasil apontar que as empresas tributadas pelo LUCRO REAL teriam a implantação do eSOCIAL em junho/2014 e as demais empresas teriam a implantação prevista para novembro de 2014, novamente esses prazos foram alterados.

Graças à forte pressão efetuada pelo empresariado, que demonstrou a impossibilidade do atendimento aos prazos previstos em razão da sua complexidade e abrangência, novos prazos foram estabelecidos, dando mais tempo para que as empresas possam se preparar de forma adequada para a implantação e adequação ao atendimento da obrigação imposta pelo eSOCIAL.

Os novos prazos, segundo nota enviada ao Valor pela Receita Federal, foram autorizados porque a equipe de gestão do eSOCIAL – composta pelos representantes da Previdência Social, do Trabalho e Emprego, Conselho Curador do FGTS e Receita Federal – recebeu pedidos de prorrogação do cronograma para permitir uma melhor adaptação das empresas.

Além disso, o adiamento também se deu por ordem operacional. Isso porque ainda não foi finalizado pelo Comitê Gestor do eSOCIAL o aplicativo para a Qualificação Cadastral dos Trabalhadores, que será o primeiro passo para alimentar o sistema.

Nessa etapa relativa à qualificação, os dados cadastrais dos trabalhadores – nome, data de nascimento, CPF e PIS – serão cruzados com os dados da Previdência Social e, se houver qualquer erro de cadastro, a empresa terá que corrigí-lo. A previsão era de que a fase de qualificação entrasse em funcionamento em março/2014, o que ocorreu por um curto período de tempo e depois foi desabilitada pela própria Receita Federal e por continuando indisponível.

Não é a primeira vez que o prazo é adiado. A data inicial do eSOCIAL era janeiro/2014, prazo que foi prorrogado para abril e depois prorrogado informalmente pela Receita Federal do Brasil para junho.

Essas inúmeras prorrogações são suficientes para alertar aos empregadores que o eSOCIAL tende a ser a mais complexa e abrangente obrigação acessória imposta às empresas no Brasil, o que a torna a mais eficiente ferramenta de fiscalização adotada nos últimos anos pelos diferentes órgãos que farão uso das informações inseridas e enviadas regularmente por todos os empregadores que atuam no território brasileiro.

Com os novos prazos, as empresas optantes do lucro real, cuja receita anual é acima de R$ 78 milhões, serão obrigadas a iniciar a transmissão das informações a partir de outubro, substituindo as guias de recolhimento a partir de janeiro de 2015. As demais empresas passarão a ter acesso ao eSOCIAL em janeiro de 2015.

O grande desafio das empresas será consolidar, de forma eficiente e coesa, as informações que integram o eSOCIAL, as quais geralmente são dispersas em diversos departamentos das empresas. A expectativa dos órgãos de fiscalização é que a inconsistência das informações e a adoção de procedimentos que contrariam a legislação trabalhista e previdenciária resultem em elevação do volume de autuações, tanto fiscais como trabalhistas.

Em nossa opinião, ao invés de comemorar o adiamento as empresas deveriam utilizar esse tempo extra para rever os seus procedimentos de contratação, rescisão, férias, remuneração, participação nos lucros ou resultados, concessão de benefícios, tributação sobre a folha de pagamento, gestão da terceirização e gestão do seu passivo trabalhista.

Nossa experiência mostra que a grande maioria das empresas possuem procedimentos desconexos e inconsistentes espalhados em todos os níveis da estrutura organizacional. É comum identificarmos em trabalhos de revisão a inconsistência das informações, prestadas pelos departamentos de recursos humanos, contabilidade, jurídico e financeiro, relacionadas aos trabalhadores e mão de obra contratados.

Portanto, a prorrogação do prazo de implantação deve ser utilizada pelas empresas com a finalidade de rever processos, implantar novas políticas de recursos humanos, definir responsabilidades e, principalmente investir no treinamento de todos os gestores de todas as áreas da empresa, com a finalidade de conscientizá-los de que o eSOCIAL não é uma obrigação de responsabilidade única e exclusiva do departamento de Recursos Humanos.

Pode parecer em um primeiro momento que o novo prazo é tempo suficiente para que isso aconteça, tanto é assim, que alguns gestores mantém a opinião que o eSOCIAL não será implantado por falta de estrutura. Ledo engano. Pensar dessa maneira, agrava os riscos já atrelados à implantação do eSOCIAL, principalmente àqueles relacionados à autuação fiscal pelos Auditores Fiscais da Previdência Social e do Ministério Público do Trabalho.

As empresas que optarem em pagar para ver, podem ter que arcar com um aprendizado demasiadamente caro se não se adiantarem no processo de preparação do cenário para a implantação do eSOCIAL.

Para projetos multifuncionais e complexos como este, é sempre mais seguro, prático e econômico estar junto de uma consultoria especializada. Possuímos uma equipe capacitada para auxiliar empresas de qualquer porte ou segmento a enfrentar este desafio. Consulte-nos sem compromisso.

Desenvolvido por Jotac